Técnica para gestionar eficazmente el tiempo en el trabajo y ganar en productividad

Técnica para gestionar eficazmente el tiempo en el trabajo y ganar en productividad

Técnica para gestionar eficazmente el tiempo en el trabajo y ganar en productividad

¿Te faltan horas para terminar las tareas que te has planificado? ¿Sientes que eres incapaz de hacer todo lo que te propones en tu jornada laboral? Está demostrado que gestionar eficazmente el tiempo en el trabajo nos ayuda a ganar en productividad.

¿Sabías que gestionar eficazmente el tiempo es una habilidad muy valorada? No solo en las empresas porque favorece la competitividad, sino para ti como persona porque te ayuda a priorizarte y puedes elegir qué quieres hacer.

"La mayoría de la gente se involucra en actividades para liberar tensión antes de involucrarse en actividades que los acerquen a lograr sus metas." Brian Tracy.

 

Lo primero que hacemos al llegar a la oficina es encender el ordenador y clasificar emails. ¿Sabías que es uno de los hábitos más improductivos que existen? Muchas personas creen que es una de las actividades más importantes y que hacerla los convierte en profesionales organizados.

Este tipo de actividad lejos de ser productiva nos hace perder una gran cantidad de minutos que podrían ser aprovechados para aportar valor en nuestro trabajo.

Está demostrado que poner orden libera una carga cognitiva del cerebro, pero debemos elegir bien en qué hacerlo. Definitivamente ordenar emails en carpetas no lo es.

Convertirse en una persona organizada permite evitar desperdiciar recursos y tiempo en actividades que no aportan valor, como por ejemplo tener que recordar dónde están las cosas.

Si vives en caos de organización, existen más posibilidades de que te estreses, que estés más predispuesto a gestionar mal las tareas que tengas entre manos, y que, al tener muchos frentes abiertos al mismo tiempo, des paso a la dispersión.

“Aprovechad el tiempo que vuela tan aprisa, el orden os enseñará a ganar tiempo” Johann Goethe.

En el siguiente audio, Sergio Fernández, director de Pensamiento Positivo y escritor, nos habla de cómo gestionar el tiempo para ganar en productividad y bienestar.

Si te has quedado con ganas de saber más sobre cómo administrar tu jornada laboral te presentamos la técnica Pomodoro ¿la conoces? Esta técnica te ayudará a gestionar el tiempo y aumentar tu productividad, permitiéndote acabar lo que te propones hacer en tu día a día.

Esta técnica de gestión del tiempo nace de la mano de Francesco Cirillo a finales de la década de los 80. Su nombre viene de los temporizadores de cocina y se utilizan los períodos de tiempo en los que tarda en hervir una buena pasta italiana.

En la técnica Pomodoro se divide el tiempo que utilizaríamos en la realización de una determinada tarea en partes iguales e indivisibles de veinticinco minutos. Entre cada uno de estos bloques se realizarán descansos de cinco minutos.

Este método es útil para aquellos trabajadores que se distraen con facilidad y les cuesta terminar tareas que son importantes.

Pasos para poner en práctica la técnica Pomodoro de gestión del tiempo en el trabajo

  • Lo primero que vamos a hacer es elegir en qué proyecto te vas a poner a trabajar. De esta forma evitaremos caer en la multitarea que nos lleva a cansarnos más, ser menos productivos y perder el tiempo sin terminar el objetivo que nos hemos marcado.
  • Pondremos un temporizador del móvil o si lo prefieres puede activar tus tiempos pomodoros de veinticinco minutos de trabajo y cinco minutos de descanso aquí de forma online. (enlazar a https://pomodoro-tracker.com/?lang=es)

Te sugerimos que pongas el móvil en silencio o en modo avión para evitar tener cualquier tipo de interrupción. Además, procura cerrar el Outlook para evitar ver cuando te entran emails a tu bandeja de entrada y diles a tus compañeros de trabajo que no te molesten mientras llevas a cabo esta técnica así puedes activar tu productividad de forma eficiente y mejorar la gestión de tu tiempo.

  • Al sonar el temporizador habrán pasado veinticinco minutos con total foco en la tarea que has elegido realizar y seguramente no te hayas dado ni cuenta. Es allí cuando debes tomarte los cinco minutos para que descanse tu cerebro. En este período puedes dar un paseo, ir a la máquina de café, tomar agua, asomarte a una ventana a mirar el cielo para descansar la vista etc.
  • Repetirás los pasos anteriores cuatro veces.

Si quieres más detalles sobre este método que te contamos arriba mira el siguiente vídeo

¿Qué tiene de bueno usar esta técnica? Durante dos horas seguidas habrás puesto el foco en la tarea que querías avanzar. Además, a pesar de ser una herramienta de gestión del tiempo no realizarás tu trabajo por tiempo sino por objetivos.

Es conveniente que realices una lista de tareas que quieres ejecutar en tu jornada laboral y decidas ponerte en acción. De esta forma aumentarás tu motivación, tu productividad y serás eficaz en la gestión del tiempo.

Beneficios de la técnica Pomodoro

  • Fomenta la concentración.
  • Nos obliga a ser ordenados al elegir las tareas a realizar.
  • Nos invita a poner una fecha de entrega de los trabajos más realista.
  • Evita que realicemos multitarea.
  • Potenciamos nuestra memoria.
  • Nos ayuda a desconectar y descansar en los períodos de descanso.
  • Permite ordenar nuestra cabeza y esto nos llevará a organizar otras áreas de nuestra vida.
  • Aumento de la productividad en el trabajo.
  • Mejora en la gestión del tiempo.
  • Tranquilidad por haber realizado las tareas que nos hemos marcado como importantes.

Según un estudio realizado por Webtorials, reduciendo cada día un 25% las tareas improductivas, se ganarían seis semanas de productividad anual por empleado.

A continuación, te proponemos algunos pasos para mejorar tu productividad:

  • Toma conciencia de tu situación. Analiza en qué pierdes el tiempo y cómo puedes evitar realizar tareas que no sean productivas.
  • Fíjate objetivos y ordena tus tareas por importancia. Lo urgente no es importante.
  • Usa técnicas como la que te compartimos en este artículo o herramientas como Google Calendar, Evernote como agenda o Trello y Asana para gestión de los proyectos.
  • Estructura tu tiempo y planifica tus tareas.
  • Lleva a cabo una comunicación directa que evite irte por las ramas en cada mensaje que emitas.

Pon en práctica la asertividad para poder decir No en el trabajo sin culpas.

Como dijo Benjamin Franklin, “El tiempo perdido nunca se vuelve a recuperar”.

Ahora que ya sabes todo esto contesta con sinceridad ¿Gestionas eficazmente el tiempo en tu trabajo? ¿Crees que la técnica Pomodoro puede ayudarte en la productividad de tu día a día?