Consejos para que tus reuniones virtuales sean más productivas

Consejos para que tus reuniones virtuales sean más productivas

Trabajar desde casa se ha convertido en norma (en los casos en los que esta opción sea posible) desde el inicio de la pandemia. Esta medida permite continuar el ritmo laboral mientras nos mantenemos seguros en nuestro hogar. Sin embargo, puede que, debido a un conjunto de malos hábitos, las reuniones virtuales se vuelvan poco productivas y que sintamos que estamos malgastando el tiempo.

En muchos casos, las reuniones virtuales resulan poco útiles a causa de diferentes razones: estar mal planificadas, divagar en exceso o, incluso, por no haber elegido correctamente una plataforma de videollamada que se amolde a nuestras necesidades, haciendo la comunicación un incordio.

A pesar de que las reuniones virtuales pueden llegar una herramienta muy potente para el buen funcionamiento de todos los departamentos de tu empresa, es muy importante que resulten eficientes y que no hagas perder el tiempo a tus empleados. A continuación, te recomendamos unos cuantos consejos que harán tus telereuniones más eficientes y, por tanto, más productivas:

Elige una buena plataforma para tus reuniones virtuales

Aunque las videollamadas de Facebook y Skype funcionan bastante muy bien para reuniones familiares o con amigos, no son la solución adecuada para reuniones de empresa. Tanto el sonido como el vídeo pueden sufrir microcortes y no puedes añadir muchos participantes. Por tanto, la comunicación entre muchos miembros de la empresa se hace algo prácticamente imposible.

Es necesaria una plataforma de colaboración remota que asegure que tanto la comunicación como la transmisión del contenido que compartas fluya de forma correcta.

Algunas de las plataformas en las que puedes encontrar esta estabilidad necesaria para una buena comunicación son Zoom, Virtual Classroom Software o Microsoft Teams.

Planifica correctamente todos los puntos de la reunión

Uno de los errores más comunes en las reuniones virtuales es que pueden hacerse interminables si no están bien planteadas de antemano. Por ello, es necesario escribir un documento con el orden del día y compartirlo con todos los asistentes a la reunión.

Una vez hayas decidido quién es imprescindible en la reunión y quien no, planea la reunión con detenimiento y envía el planning a los participantes de antemano. En él recomendamos incluir el tiempo aproximado para cada punto a tratar y asginar roles, de forma que evitemos los tiempos vacíos.

Prioriza tener pocas reuniones densas

En lugar de tener una reunión al día con una duración extensa es conveniente condensar la información a tratar en las reuniones de forma que duren lo menos posible y no se conviertan en un “cometiempo”. Es decir, es mejor tener pocas reuniones pero densas en contenido y con un propósito claro; que muchas reuniones con duración extensa en las que divaguemos entre unos temas y otros

Delimita el tiempo de la reunión

Para poder cumplir de forma eficiente el resto de los objetivos, conviene calcular el tiempo que queremos dedicarle a cada reunón, teniendo en cuenta cuánto creemos que nos va a ocupar tratar cada uno de los temas. Es importante, una vez tenemos delimitado el tiempo que queremos que dure la reunión, cumplirlo, para no eternizar las reuniones y perjudicar el flujo de trabajo.

Debemos obligar a todos los asistentes a ser muy puntuales en las reuniones virtuales y no extendernos más allá de los 5 minutos de cortesía para preguntar por el fin de semana o los últimos días. De igual forma, nos conviene intentar cerrar la reunión 5 minutos antes de la hora límite para ir mentalizando a todo el equipo de que toca cerrar el último tema a tratar.

Envía un resumen y solicita feedback

Es aconsejable que tras finalizar cualquier reunión enviemos a los participantes un correo con un breve resumen de los puntos tratados y lo que se espera de ellos tras el encuentro. Debemos asegurarnos también de recibir todo el feedback posible de nuestros trabajadores e intentar responder cualquier pregunta con respecto a los temas planteados que puedan tener.

Algunas aplicaciones de videollamadas tienen herramientas para votar, encuestar o, incluso, añadir secciones de preguntas y respuestas, aprovéchalas. Los participantes podrán revisar la sección de preguntas y respuestas para descubrir si lo han entendido todo correctamente. Las encuestas o votaciones pueden indicarte si hay algo que puedes hacer para que tus reuniones virtuales resulten más eficientes.

Las reuniones pueden convertirse en un auténtico incordio para muchos profesionales si no marcamos unas pautas claras. Este problema se ve magnificado en las reuniones virtuales donde, según el software para videollamadas que utilicemos, la capacidad de comunicación entre los participantes puede verse seriamente mermada, con la consecuente descoordinación.

A pesar de que poner orden y aprovechar realmente nuestras reuniones virtuales puede parecer todo un reto, lo cierto es que con estos sencillos pasos puedes mejorar su productividad y hacer que todos los participantes se coordinen. La clave, al fin y al cabo, reside en hacer que cada minuto de la reunión sea importante y no desaprovechar nada de nuestro tiempo.

En el siguiente vídeo, el profesor Leonardo Sanchez Coello nos da unas cuantas recomendaciones más para hacer productivas nuestras reuniones virtuales: